Başarılı Toplantı Nasıl Yapılır?: Kişisel Gelişim, #7

By Muzaffer DÜZENLİ

"Toplantılar verimsiz olmak zorunda değil."
Zaman kaybettiren, sonuç üretmeyen, katılımcıların enerjisini tüketen toplantılardan sıkıldınız mı?

? "Başarılı Toplantı Nasıl Yapılır?", sizi sıradan toplantı kültürünün dışına çıkmaya davet ediyor.
Yazar Muzaffer Düzenli, yurt içi ve yurt dışında yönettiği binlerce toplantının birikimini bu kitapta sade, anlaşılır ve uygulamaya dönük bir dille sunuyor.

Kitap; toplantı öncesi hazırlıktan, toplantı sırasındaki yönetim süreçlerine, katılımcı psikolojisinden sık karşılaşılan hatalara kadar geniş bir çerçevede etkili toplantı yönetiminin tüm aşamalarını adım adım aktarıyor.
Toplantılarda karşılaşılan insan tiplerinden karar alma tekniklerine, verim artıran ipuçlarından grup dinamiğini yönetmeye kadar her konu pratik örneklerle destekleniyor.

? Bu kitap kimler için?

• Yöneticiler ve takım liderleri
• Kamu ve özel sektör çalışanları
• Akademisyenler, eğitmenler, genç profesyoneller
• Daha etkili iletişim ve karar süreçleri isteyen herkes için

✔️ Hazırlıklı girilen, iyi yönetilen, amacı olan toplantılar mümkün.
✔️ İyi plan + doğru yönetim = Başarı.

Toplantılara harcadığınız zamanı ve emeği, gerçek çıktılara ve somut başarılara dönüştürmek istiyorsanız, bu kitap tam size göre!

⏳ Zamanınızı boşa harcamayın.
? Toplantılarınızı bir başarı öyküsüne dönüştürün.

• Language: Türkçe
• Publisher: Mustafa Yilmaz
• Release date: Aug 16, 2025
• ISBN: 9798231989041

Muzaffer DÜZENLİ

Lisans eğitimini Yönetim ve Organizasyon ile Siyaset Bilimi ve Uluslararası İlişkiler dallarında, yüksek lisans eğitimini Stratejik Planlama ve Yönetim ile Kamu Yönetimi ve Siyaset Bilimi dallarında yaptı.  Yurt içinde sevk-idare, eğitim yönetimi, liderlik, ilahiyat; yurt dışında ise ileri güvenlik çalışmaları, operasyonel yönetim, operatif/stratejik planlama ve benzeri alanlarda ilave eğitimler aldı. Yirmi yıl yurt içinde değişik kurumlarda, dört yıl yurt dışında uluslararası kurumlarda görev yaptı. 

Book preview

MUZAFFER DÜZENLİ

ÖNSÖZ

Bu kitap, ister toplantıyı yöneten olun, isterse toplantıya katılan olun, toplantılarınızın etkili ve verimli yapılmasını ve amacına ulaşmasını sağlayacak pratik yöntem, teknik prensipleri ele almaktadır. Toplantıların amacına ulaşmasını ve bir ürün ortaya koymasını arzu ediyorsanız, bunun yöntemini ve tekniklerini bilmelisiniz. İşte bu kitap, size o yöntemleri ve teknikleri adım adım ve anlaşılır şekilde izah etmektedir.

Hayatımız boyunca yığınlarca toplantıya katılırız. Toplantıları düzenleyen ve yöneten bazen biz oluruz. Toplantılardaki rolümüz her ne olursa olsun, kimse moral bozucu, bir amaca hizmet etmeyen, vaktini ve enerjisini heba eden bir toplantıya katılmak istemez. Tam tersine, toplantıdan keyif almayı, toplantının etkili ve verimli geçmesini arzu ederiz. Başarıya ulaşmasını, meyve vermesini dileriz. Toplantının meyveleri; ya bir konunun derinliğine mütalaa edilmesidir, ya bir sorunun çözülmesidir, ya proje üzerinde çalışarak projenin geliştirilmesidir, ya da ortak bir karar alınmasıdır. Toplantıdan bu meyveleri elde etmek istiyorsanız, bunun yollarını öğrenmeniz gerekir. Aynı yöntemlerle farklı sonuçlar alınamaz. Başarılı toplantı yapma tekniklerini uygulamadıkça, toplantıdan meyve elde edilemez. Evet, her işin bir tekniği ve yöntemi vardır. Toplantının da. Bu kitap, o teknikleri ve yöntemleri öğrenip uygulamanızda size yardımcı olacaktır.

Elinizdeki çalışma, kendine has bazı özelliklere sahiptir. Kitabı benzerlerinden farklı kılan, ayırt edici özellikleri şu şekilde ifade edebiliriz:

Birincisi: Kitap, yazarın şahsî bilgi, birikim ve tecrübelerinin ürünüdür. Evet, bu kitapta, yazarın yurt içinde yaklaşık yirmi yıl, yurt dışında ise yaklaşık dört yıl boyunca katıldığı binlerce toplantıdan elde ettiği tecrübe birikimini bulacaksınız. Yazar bu toplantıların bazılarını bizzat yönetti. Bazılarına da katılımcı olarak iştirak etti. Yıllar boyunca doğru-yanlış birçok tecrübesi ve gözlemi oldu. Elbette kendisi de birçok hata yaptı. Bunlardan ders almaya çalıştı. Aldığı derslerle kendini sürekli geliştirmeye gayret etti. Özellikle yurt dışında katıldığı ve yönettiği toplantılardaki gözlemleri, onun toplantı kültürünün gelişmesine önemli katkılar sundu. Sonuç olarak elinizdeki kitap, yazarın yıllar boyunca edindiği bilgi ve tecrübelerin yazıya geçirilmiş hâlidir.

İkincisi: Kitapta, uygulamaya yönelik pratik, somut açıklamalar yapıldı. Konular, mümkün olduğunca, somut, akıcı ve anlaşılır şekilde açıklandı. Okuyucunun işine yaramayacak, ona bir fayda sağlamayacak gereksiz laf kalabalığına girilmedi. Genel ve soyut anlatımlar yerine, elden geldiğince uygulanabilir somut tavsiyelere yer verildi. Anlaşılabilir ve akıcı bir üslup tercih edildi. Bu kitabın belki de en önemli ayırt edici yönü, NASIL sorusuna yanıt vermesidir. Yani, neyin, ne maksatla, nasıl yapılması gerektiğini, örnekler yardımıyla detaylı şekilde izah etmesidir. Böylelikle size, her zaman el altında bulundurabileceğiniz derli toplu bir eser sunulmaya gayret edildi.

Üçüncüsü: Bölümler ve başlıklar, toplantı iş akış sırasına göre düzenlendi, ilk beş bölümde, toplantılarla ilgili genel hususlar işlendi. Kitabın ana bölümleri olan altıncı ve yedinci bölümlerde, toplantı iş akış sırası takip edildi. Yani, önce toplantı öncesi hazırlık aşaması ele alındı. Daha sonra toplantının icra aşaması üzerinde duruldu. Her ana bölüm içindeki konu başlıkları da, yine iş akış sırasına göre sıralamaya tabi tutuldu. Konu anlatımında toplantı iş akış sırasının takip edilmesiyle, kitabın daha anlaşılır ve günlük hayatta rahatlıkla kullanılabilir olması amaçlandı.

Dördüncüsü: Kitap herkese hitap etmektedir. Kendini geliştirmek isteyen gençler, değişik meslek mensubu çalışanlar, kamu veya özel sektörde her kademede görev yapan yöneticiler, bilim insanları ve akademisyenler bu kitaptan yararlanabilirler. Ayrıca ister toplantıyı düzenleyen, ister toplantıyı yöneten, isterse sadece toplantıya katılan rolünde olun, kitapta her role hitap eden açıklamalar bulacaksınız.

Beşincisi: Kitap her tür ve çapta toplantı için hazırlandı. Bazı toplantılar birkaç kişinin katıldığı kısa süreli, küçük çaplı toplantılardır. Bazılarıysa onlarca insanın iştirak ettiği uzun süreli, büyük çaplı toplantılardır. Bazı toplantılar çalışma toplantısıdır. Bazı toplantılar karar toplantısıdır. Kimi toplantılar dar kapsamlıdır. Sadece bir iki konu görüşülür. Kimleri de geniş kapsamlı toplantılardır. Birçok konu uzun uzun mütalaa edilir, Kitap; çapı, türü, süresi ve kapsamı ne olursa olsun, her çeşit toplantı için gerekli ve yeterli tavsiyeyi içermektedir.

Altıncısı: Kitapta (aşırı olmamakla birlikte) bilmeniz gereken jargona (teknik terimlere) yer verildi. Yurt içinde ve yurt dışında, toplantılara özel bazı terim ve deyimler yaygın şekilde kullanılmaktadır. Toplantı sanatında ustalaşmak istiyorsanız, toplantı jargonuna aşinalık kazanmanız ve öğrenmeniz gerekmektedir. Bu gereksinimden dolayı, günlük hayatta en çok kullanılan terimler kitabın ilgili yerlerinde tanımlandı ve açıklandı. Terimlerden bir kısmının İngilizce karşılıkları da parantez içinde verildi.

Yedincisi: Mümkün olduğunca, okuyucuya verilen her tavsiyenin nedeni, faydaları ve sonuçları açıklandı. Bunu yapmaktan maksat, verilen tavsiyelerin havada kalmaması içindi. Sebepleri, faydaları ve sonuçları izah edilen tavsiyeler daha ikna edicidir. İnsan, inandığı, mantığını kavradığı, lüzumunu idrak ettiği şeyleri hayatına ve uygulamalarına daha iyi tatbik eder. Bundan dolayı kitapta verilen tavsiyelerin arka planı, hangi ihtiyaçtan kaynaklandığı, size sağlayacağı faydaları, o tavsiyelerin nasıl uygulanacağı özellikle izah edildi.

Okuyucuya elden geldiğince eksiksiz ve hatasız bir ürün sunulmaya gayret edildi. Bununla birlikte kitabın mükemmel olduğuna dair bir iddiamız kesinlikle yoktur. Mutlaka eksiklikler ve hatalar olabilir. Yazarın gözünden kaçan hatalar veya kapasitesini aşan yetersizlikler elbette vardır. Dikkatinizi çeken tüm eksiklikler ve hatalar tamamen, şahsıma aittir. Bundan dolayı affımı istirham ediyorum.

Umarım kitaptan istifade edersiniz. Keyifli ve faydalı okumalar diliyorum.

GİRİŞ

Toplantı, birden çok kişinin, bir konu, proje veya sorun üzerinde görüşme yapmak amacıyla bir araya gelmesidir. Bir diğer tanımla toplantı, belirli amaçlara/sonuçlara ulaşmak maksadıyla, aktif rol oynayan bir grup insanın fikir, bilgi ya da görüş alışverişidir.

Günümüzde toplantılar, toplum ve iş hayatının olağan ve ayrılmaz bir parçası hâline gelmiştir. Sosyal hayatın içinde ve iş hayatında değişik vesilelerle sık sık toplantılar düzenlenir. Toplantıların çoğu yüz yüze yapılmaktadır. Bununla birlikte, internet üzerinden de değişik uygulamalardan yararlanarak toplantılar yapılabilmektedir. Toplantıların bir kısmı rutin, küçük çaplı ve kısa sürelidir. Birkaç kişi bir araya araya gelir ve birkaç saat süreyle bir konuyu görüşürler. Bazı toplantılar ise geniş katılımlı büyük organizasyonlardır. Çalıştaylar, seminer çalışmaları, sempozyumlar, forumlar büyük çaplı toplantılara örnek olarak verilebilir. Bu tür toplantılar, genellikle onlarca, bazen yüzlerce katılımcının iştirakiyle, birkaç gün süreyle icra edilir.

Çapı, kapsamı ve türü ne olursa olsun, her insan hayatı boyunca birçok toplantıya katılır. Bunların bazılarında toplantı yöneticisidir, toplantıyı yönetir. Bazılarındaysa katılımcıdır, fikirlerini ve önerilerini paylaşır.

Toplantılara en sık yöneltilen eleştiriler, "Pek işe yaramıyorlar! veya Zaman kaybı!" şeklindedir. Eğer toplantı iyi organize edilmemişse, iyi bir ön hazırlık yapılmamışsa ve iyi yönetilmemişse, bu tür eleştirilerin haklılık payı vardır. Bununla birlikte, insanlar; iyi planlanan, organize edilen ve yönetilen toplantılarda çaba göstermeye ve katkı sunmaya hazırdırlar. Olumlu toplantı ortamı ve etkili toplantı yönetimi, katılımcıları olumlu yönde etkiler. Böyle toplantılardan verim almak mümkündür. İcra edilen faaliyet her ne olursa olsun, altın kural şudur: İyi bir on hazırlık + etkili ve verimli icra = Başarı. Bu kural toplantılar için de aynen geçerlidir. Zaten elinizdeki kitap da bu kuralın nasıl uygulanacağını açıklamaktadır.

Zaman, insanın sahip olduğu en kıymetli sermayelerden biridir. Aklı başında her insan, sahip olduğu bu kıymetli sermayeyi akıllıca, yerinde ve verimli kullanmak ister. Toplantılar zaman sermayesinin tüketildiği ortamlardan biridir. İnsan ömrünün önemli bir kısmını toplantılarda geçirir. Kimse toplantılarda zamanını heba etmek ve boşu boşuna toplantı yapmak istemez. Zamanı iyi değerlendirerek amaca ulaşmak arzu eder. Toplantılarda harcanan zaman sermayesinin iyi değerlendirilmesinin yolu, etkili ve verimli toplantı yönetiminden geçer. Bir diğer ifadeyle, etkili ve verimli toplantılar, zamanın iyi değerlendirilmesine, aksi de zamanın çarçur edilmesine yol açar.

Her toplantının bir amacı vardır. Bir konu hakkında karar almak, bir sorunu çözmek, bir projeyi/çalışmayı geliştirmek, bir konu hakkında görüş ve katkı almak gibi. Toplantı bazen amacına ulaşır, bazen de ulaşmaz. Toplantı amacına ancak uygun yöntem ve tekniklerin uygulanmasıyla ulaşır. Aksi hâlde, patinaj yapılır durulur. Toplantıları amacına ulaştıracak yöntem ve teknikler, ister küçük isterse büyük çaplı olsun, her türlü toplantı için geçerlidir. Her işin kendine has bir yolu, yöntemi ve tekniği vardır. Toplantıların da öyle. Bu hayatta, "Üç kuruş olsun, şoför yanı olsun." anlayışıyla başarıya erişilemez. Yol yöntem bilmeden ucuz ve kolay yoldan hedefe ulaşılamaz.

Bir toplantıyı başarıya ulaştıracak en önemli faktör, toplantı yönetimidir. Peki, nedir toplantı yönetimi? Toplantı yönetimi, bir toplantının, toplantıdan beklenen amaca ulaşmak için etkili ve verimli şekilde yönetilmesidir. Toplantılar, iyi yönetildiği takdirde, ortak aklın işletilebileceği eşsiz fırsatlardır. Bir bireyin aklı, uzmanlığı, kabiliyetleri sınırlıdır. Toplantılarda onlarca aklın bir araya gelip etkileşimde bulunmasıyla ortak akıl oluşur. Böylelikle bireysel aklın çok ötesinde bir performansa erişilebilir. Ortak aklın aktive edilebildiği toplantılarda, katılımcıların farklı uzmanlıklarından ve tecrübelerinden yararlanılır. Katılımcılar arasındaki interaktif etkileşim, bireysel kapasitelerin azami şekilde açığa çıkmasına vesile olur. Ayrıca görüş alış verişleri, mütalaa ve müzakerelerle ortak akıldan yararlanılmış olur. Bu sayede konu/proje üzerinde daha detaylı ve kapsamlı çalışılabilir, sağlıklı kararlar verilebilir.

Toplantıların başarıya, yani amacına ulaşması, hem hazırlık hem de icra aşamasının etkili ve verimli yürütülmesine bağlıdır. Bu süreçte; toplantı yöneticisine, toplantıyı düzenleyen birime (toplantı sekretaryasına) ve tüm katılımcılara düşen görev ve sorumluluklar vardır. Toplantı, bir takım oyunudur. Takımdaki herkes kendine düşen görev ve sorumluluğu layığıyla yerine getirmelidir.

Bu kitapta, bir toplantının etkili ve verimli şekilde yürütülmesi için takım oyuncularının bilip uygulaması gereken yöntem ve teknikler açıklanmaktadır. Kitabın ana bölümleri ve o bölümlerde üzerinde durulacak hususlar kısaca şu şekildedir:

‘Toplantılarla İlgili Kavramlar’ başlıklı birinci bölümde, toplantılar özelinde sık kullanılan terim, kavram ve deyimler detaya girmeden kısa kısa açıklanacaktır.

‘Toplantıların Faydaları’ başlıklı ikinci bölümde, toplantıların bireye, gruba, organizasyona yapılan işe yönelik faydaları üzerinde durulacaktır.

‘Toplantılarda Sık Karşılaşılan Hatalar’ başlıklı üçüncü bölümde, toplantıların hazırlık ve icra aşamasında sık yapılan hatalara dikkat çekilecektir.

‘Toplantılarda Sık Karşılaşılan İnsan Tipleri’ başlıklı dördüncü bölümde, toplantılarda genellikle görülen farklı insan tiplerinin karakteristik nitelik, söylem ve tavırları ile sorunlu tiplerle baş etme teknikleri ele alınacaktır.

‘Toplantı Sekretaryasının Nitelik, Görev ve Sorumlulukları’ başlıklı beşinci bölümde, toplantıyı düzenleyen, organize eden, yöneten, toplantıyla ilgili idarî ve teknik işleri yürüten kişilerin kimler olduğu ve o kişilerin sahip olması gereken nitelikler ile görev ve sorumlulukları izah edilecektir.

‘Toplantı Öncesinde Yapılması Gereken Hazırlıklar’ başlıklı altıncı bölümde, başarılı bir toplantının ön şartı olan hazırlık sürecinde dikkate alınması gereken hususlar ile yapılması ve yapılmaması gereken işler anlatılacaktır. Anlatım, mümkün olduğunca iş akış sırasına göre yapılacaktır.

‘Toplantı Sırasında Yerine Getirilmesi Gereken Görev ve Sorumluluklar’ başlıklı yedinci ve son bölümde, toplantının icra aşamasında dikkate alınması gereken hususlar, yapılması ve yapılmaması gereken işler ile uygun tavır ve davranışlar detaylı şekilde işlenecektir. Bu bölüm üç alt başlığa ayrılmıştır. Birinci alt başlıkta, toplantı yöneticisinin rolü; ikinci alt başlıkta, tüm katılımcıların rolü; üçüncü alt başlıkta ise, toplantı sekretaryasının rolü üzerinde durulacaktır. Bu bölümde de anlatım, yine iş akış sırasını takip ederek yapılacaktır.

Bu kısa girişten sonra, şimdi yukarıdaki ana başlıkları sırasıyla ele alabiliriz.

BİRİNCİ BÖLÜM

TOPLANTILARLA İLGİLİ KAVRAMLAR

Toplantıların ve toplantı yönetiminin kendine has terimleri ve kavramları vardır. Hayatın içinde söz konusu terim ve kavramları sıklıkla duyarsınız. Yönetim, organizasyon, bireysel gelişim literatüründe de genellikle bu terim ve kavramlar kullanılır.

Pratik hayatta sık sık kullanılan söz konusu terim ve kavramlar, okumakta olduğunuz kitabın içinde de birçok kez geçecektir. Karşılaşacağınız terim ve kavramların tam olarak ne ifade ettiğini bilmeniz kitaptan azami faydayı almanızı sağlayacaktır. Ayrıca eğitim öğretim ve iş hayatımız içinde siz de bu kavramları duyacak ve kullanacaksınız. Dolayısıyla bunlara aşina olmanız gerekiyor.

Evet, aşağıda toplantılarla ilgili sık