Outlook til meget mere: Opsætninger og tilpasninger, flere og bedre genveje og opslag, muligheder sammen med andre Office-programmer og internettet, udvidelser og skjulte muligheder i og udenfor Outlook, VBA-makroer, og og og ...

By Martin Georg Houlberg Jensen

Outlook til meget mere med opsætninger og tilpasninger, flere og bedre genveje og opslag, muligheder sammen med andre Office-programmer og internettet, udvidelser og skjulte muligheder i og udenfor Outlook, VBA-makroer, og og og ...

Om at gøre programmet til et værktøj, der kan meget mere.
Om bedre overblik, nemmere arbejde, automation, optimering, forenkling, og at gøre det umulige muligt

Eksemplerne har oftest de store baggrunde: at forenkle for at sparre tid og penge, strømline samt sikre og løfte medarbejderglæden og så er der bare rigtig meget fornuft i at gøre tingene smartere, samt opnå alle disse og mange flere fordele. En anden årsag kan nemlig være at vi på denne måde kan tænke alternativt, kigge udover hvad der i dag er muligt eller tænkeligt, og overgå det.

• Language: Dansk
• Publisher: LIVETS3
• Release date: Jun 19, 2023
• ISBN: 9788797029725

Martin Georg Houlberg Jensen

Gennem mere end 25 år har Martin arbejdet med at få Microsoft® Office® til at gøre de vildeste ting i mange forskellige brancher, alle mulige steder i organisationer, for medarbejdere med mange forskellige roller, i arbejdsopgaver af simple og komplicerede slags, og mange gange endda til noget som man slet ikke forventede var muligt eller havde kunne opnå på anden måde. Det er imponerende hvad der er muligt.

Book preview

1. Velkommen

Outlook® er nok det program i Microsoft® Office pakken, der er mest anvendt af dem alle - både hvad angår tid man bruger der, og hvor centralt det er for manges daglige arbejde, eller private opgaver for den sags skyld. Samtidig er det ret sikkert også det af programmerne, som bliver udnyttet absolut mindst i forhold til potentialet. Det er tanken at lave om på det nu.

I det følgende tager vi i etaper fat på mange af de muligheder og oversete ’hjælpere’, som Microsoft Outlook indeholder. Vi skal også åbne for noget af det, som ikke ligger lige for, og undervejs genfinder vi også noget, som Microsoft besluttede at fjerne for en del år siden, og som har været væk siden version 2013 af Outlook. Nemlig nemt at få et overblik over e-mails og aktiviteter for den person (e-mail-adresse), man er i gang med. Denne Contact Activity feature var ellers en ret anvendelig mulighed, men blev fjernet (discontinued), formentlig for at give mere styrke/berettigelse til bl.a. CRM (Customer Relationship Management) produktet fra Microsoft og andre ’tillægsprodukter’. Det gjorde så desværre samtidig, at Outlook blev tungere at arbejde med i det daglige for alle andre brugere uden de større behov. CRM kan der læses meget mere om mange andre steder, blandt andet på hjemmesiderne www.idecrm.dk og www.crmmanager.dk/. Microsofts officielle svar på behovet i Outlook har siden for alle andre været i stedet at anvende Search folders/Søgemapper og Outlook Social Connector. Begge er meget stærke, men indeholder dog også nogle begrænsninger. Derfor vil vi ’genopfinde’ denne gamle og stadig værdifulde mulighed med Microsofts egen hjælp via VBA (Visual Basic for Applications).

Hvis du er ny indenfor tilpasning af Outlook og for den sags skyld også VBA, er der en stejl stigning foran os, som det siges i cykelsporten, men bare rolig, for der er styr på både forberedelsen og hjælperytterne, så at sige. Depoterne må du selv sørge for, men der skulle gerne være rigeligt med både underholdning, fornyet energi, og mulighed for at fordybe sig, hvis du bliver grebet. Nok metaforer for nu.

Ligesom de andre BLH-hæfter vil dette femte i serien også opbygge og gennemgå en række eksempler på at udnytte et værktøj lige ved hånden til meget mere. Eksemplerne bygger blandt andet på mange års arbejde og erfaring med behov og muligheder, og relevant forskning og udvikling, samt anvendt i virksomheder, hvor forfatteren har hjulpet med at forenkle og optimere administrative processer. Dette ved at benytte de programmer, man som medarbejder i forvejen er vant til og glad for at benytte, for derigennem at opnå forenklinger, tidsbesparelser og helt nye muligheder.

Eksemplerne i dette hæfte viser og opbygger en lang række helt konkrete tips og ideer til, hvordan Outlook bliver meget mere værdifuld og enkel at benytte. Alle tilpasninger vises i den personlige Outlook. Hvis det nye skal bruges af flere personer, for eksempel i en virksomhed, skal det enten tilpasses for dem i hver deres Outlook (altså for hver person eller medarbejder separat, hvor det er relevant) også som vist, eller de ønskede tilpasninger distribueres via virksomhedens installations- og konfigurationsadministration, for eksempel Office Deployment eller andet IT-politikværktøj. Under alle omstændigheder skal tilpasningerne ske i henhold til IT-retningslinjer og regler, og med fordel også med de værktøjer, virksomheden i øvrigt anvender til installation og opsætning af programmer.

Derudover er det som altid med tilpasninger – især dem, der går lidt dybere til værks for eksempel med VBA – at man skal være varsom på ukendte områder, teste grundigt og gå forsigtigt frem. Vi kommer undervejs til at vise metoder til at dykke lidt dybt, så sørg for at beskytte og sikre, naturligvis med backup og at de ønskede tilpasninger er ’lovlige’ i henhold til interne regler og politikker. Spørg også relevante kyndige fagfolk til råds. Sluttelig; ingen af personerne eller virksomhederne bag denne bog eller dens eksempler kan stilles til ansvar for fejl eller uheldige konsekvenser. Det skal dog bemærkes, at der i langt de fleste eksempler udelukkende ’læses’ informationer og data, eller oprettes nyt, og ikke ’skrives’ eller ’ændres’ (og der ’slettes’ slet ikke) noget nogen steder. Så den risiko er begrænset, men specielt med VBA, udføres det man programmerer – hvis man ellers skriver noget, som kan udføres – uanset om det er det, man mente og ønskede eller ej. Sådan er det jo med teknologien; den gør, hvad den får besked på, ikke nødvendigvis det man havde til hensigt.

Der er intet krav om køb af yderligere licenser eller konsulenthjælp, for at opnå de beskrevne muligheder og funktioner som illustreret og bearbejdet – dog med undtagelse af SMS, og hvis eksemplerne giver anledning til ideer, der involverer andre programmer eller moduler, der ikke i forvejen er købt. Alle eksempler og forslag er gennemgået til fulde (med undtagelse af Hvis det skal stikke lidt af-afsnittene), dog gentages ikke, hvad der tidligere måtte være gennemgået, og som anvendes igen. Og der er relevante referencer, så intet er usagt, og derfor er der heller ikke ud fra det kriterium krav om, at en konsulent skal bidrage, for at få det viste til at blive til virkelighed. Det er jo en af hovedmissionerne med BLH-serien at give mange flere personer og virksomheder mange flere muligheder bare lige hurtigt. Men det er naturligvis altid en fornøjelse at arbejde sammen om det, og der kan være behov for eller ønske om yderligere assistance, hvis inspirationen er for omfattende eller måske under tiden lidt for ’nørdet’. Der findes konsulenter, der gerne bidrager, herunder naturligvis også firmaet bag eksemplerne, IDE CRM. Du kan finde mere inspiration og flere eksempler på www.idecrm.dk og på YouTube-kanalen @InspirationsVideoer.

Eksemplerne er til denne udgivelse lavet med Microsoft® Office 2019 med Windows app’en (altså i Windows), men vil temmelig sikkert også fungere med mange andre versioner - eventuelt med tilpasning – både tidligere og senere versioner. Mange af eksemplerne er oprindeligt lavet så langt tilbage som i 1997 med Microsoft Office 97, altså for 25 (femogtyve!) år siden. De er dog løbende forbedret efterhånden som nye ønsker, ideer og muligheder er kommet til, samt når noget er fjernet igen, som netop omtalt.

Nogle af de foreslåede tilpasninger kræver administratorrettigheder i Outlook, samt eksemplerne med VBA-makroer vil kræve, at disse er tilladt og aktiverede. De kræver dog ikke (i skrivende stund), at de signeres og udgives som moduler eller egentlige plug-in’s til Outlook. Det hele er helt bevidst holdt på et mere overkommeligt plan, så alle kan være med.

Hvor de andre hæfter til dels arbejder med skabelonfiler i blandt andet Excel og Word for i nogle tilfælde at kunne placere ændringer og makroer i dem, vil vi her ikke gøre brug af andre placeringer end selve Outlook, og derfor foretage tilpasningerne direkte der, og oprette vores makroer i det primære VBA-projekt, der automatisk stilles til rådighed. Det står dog naturligvis læseren frit for at vælge andre placeringer, hvis det ønskes.

Eksemplerne er inddelt i tre blokke, hvor den første har fået titlen Indeni Outlook, da den viser muligheder for at gøre noget bedre indenfor selve Outlook-programmet. Det starter i det enkle med at gøre gode funktioner mere og nemmere tilgængelige, og så at sige ’ombygge’ Outlook til at være et bedre værktøj i det daglige. Samtidig forberedes en del af det, som skal ske senere, men først er det helt grundlæggende ændringer i brugerfladen. De viste teknikker kan faktisk også anvendes i de andre programmer i Office-pakken til at opnå præcis samme effekt: at det bliver hurtigere, enklere og sjovere at udføre opgaver med programmet.

I den anden blok skal vi Ud af Outlook, når vi med forskellige teknikker og forskellige formål ’kigger’ ud af Outlook, og får sammenhæng mellem det, der sker derinde, og hvad der findes og er relevant udenfor. Der gives blandt andet eksempler på, hvordan en e-mail kan hjælpe med meget mere information, hvordan de andre programmer i Office-pakken kan hænge lidt bedre sammen med Outlook, samt hvordan andre informationskilder enkelt kan bringes i spil og være nemmere at bruge. Det drejer sig for eksempel om filer på PC’en eller i virksomheden, eller sågar i andre systemer eller ude på internettet.

Når vi nu er udenfor Outlook, er det næste naturlige skridt, at i den tredje blok arbejde Udenfor (og ind i) Outlook. En af de store fordele i Office-pakken er, at programmerne taler sammen, eller rettere: det kan man få dem til ret enkelt, og dermed