디지털 우편실: 컴퓨터 비전을 통해 효율성 극대화

By Fouad Sabry

디지털 메일룸이란 무엇인가요?

디지털 메일룸은 수신 메일 프로세스를 자동화하는 것입니다. 문서 스캐닝 및 문서 캡처 기술을 사용하여 기업은 수신 메일을 디지털화하고 조직 내 메일 분류 및 배포를 자동화할 수 있습니다. 종이 메일과 전자 메일(이메일) 모두 동일한 프로세스를 통해 관리할 수 있으므로 기업은 내부 메일 배포 절차를 표준화하고 회사 규정 준수 정책을 준수할 수 있습니다.

혜택 방법

(I) 다음 주제에 대한 통찰력 및 검증:

1장: 디지털 우편물실

2장: 전자 데이터 교환

3장: 광학 문자 인식

4장: 문서 관리 시스템

5장: 이미지 스캐너

6장: 기업 콘텐츠 관리

7장: 가변 데이터 인쇄

8장: 전자 파일링 시스템

9장: 송장 처리

10장: 양식 처리

(II) 디지털 우편실에 관한 대중의 주요 질문에 답합니다.

(III) 다양한 분야에서 디지털 우편실을 사용하는 실제 사례.

이 책은 누구입니까?

전문가, 학부 및 대학원생, 열정가, 취미생활자 및 모든 종류의 디지털 메일룸에 대한 기본 지식이나 정보를 넘어서고자 하는 사람들을 위한 것입니다.

 

 

• Language: 한국어
• Publisher: 10 억 지식이 걸립니다 [Korean]
• Release date: May 5, 2024

Book preview

1장: 디지털 우편물 보관실

디지털 우편물실은 수신 우편물과 관련된 절차를 자동화하는 것입니다. 기업은 문서 스캔 및 문서 캡처 기술을 사용하여 수신 메일을 디지털화하고 조직 전체에서 분류 및 배포를 자동화할 수 있습니다. 동일한 기술을 사용하여 종이 메일과 전자 메일(이메일)을 모두 관리할 수 있으므로 기업은 내부 메일 배포 절차를 표준화하고 회사 규정 준수 표준을 준수할 수 있습니다.

많은 기업은 회계 기록 및 계약서와 같은 특정 문서를 특정 기간 동안 종이에 보관해야 한다고 법으로 계속 가정하고 있습니다. 최근 AIIM 설문 조사에 따르면 스캔한 문서의 법적 수용 가능성은 여전히 조직의 1/4 이상에서 우려 사항입니다. 그러나 실제로 이러한 기준은 문서의 일부에만 적용됩니다. 디지털화된 대부분의 서류는 이제 법정에서 허용됩니다. 새로운 영국 표준 BS 10008, 전자 자료의 증거 중량 및 법적 허용은 이 주제를 심층적으로 다룹니다. 어떤 대가를 치르더라도 위험을 피한다는 사고방식으로 인해 기업은 매일 수만 개의 문서를 인쇄하고 보관합니다.

우편물량은 사업 확장과 모바일 인력의 확산으로 인해 계속해서 엄청나게 증가하고 있습니다. 예를 들어, 중간 규모 기업은 매월 100,000통의 우편물을 처리하고 200개 이상의 부서를 지원합니다. 또한 회사 정보 시스템의 중요한 구성 요소인 기업 우편물실은 종이 트래픽을 따라잡기 위해 고군분투하고 있습니다. 한편, 현대 조직은 빠르고 정확한 데이터를 원합니다. 미국 기업들은 매일 받는 문서의 정보를 비즈니스에 유용한 데이터로 변환하는 데 연간 5,000억 달러 이상을 지출합니다.

대규모 조직은 기업의 규정 준수 및 책임에 대한 요구 사항으로 인해 정보 백업, 스토리지 시스템 및 규정 준수 솔루션에 상당한 투자를 해야 했습니다. 일부 기업 우편물실은 시스템을 통해 실제 우편물을 보다 효과적으로 이동하기 위한 고속 자동화 시스템의 도입으로 이익을 얻었습니다. 그러나 대부분의 우편물실이 한 번에 한 품목씩 광학 식별 및 수동 분류 절차를 사용한다는 점을 감안할 때 장애물은 만만치 않습니다.

수신 메일 프로세스를 디지털화하고 문서를 즉시 인덱싱함으로써 기업은 메일 프로세스에 대한 내부 통제권을 얻을 수 있을 뿐만 아니라(더 이상 효율성 손실, 문서 제어의 격차 또는 중요한 메일 손실이 없음) 동일한 문서 처리 흐름 내에서 전자 메일 형식(이메일, 팩스)을 결합할 수 있습니다. 중앙 정보 플랫폼으로 구성된 디지털 우편물실을 통해 기업은 메일 처리를 합리화하고 상당한 효율성과 고객 서비스 개선을 달성할 수 있습니다.

모든 수신 종이 우편물을 받는 즉시 사진으로 변환하여 결정 주기를 단축하는 정도는 상당한 이점입니다. 직원들은 문서를 물리적으로 어디서 얻었는지에 관계없이 사진에 즉시 액세스할 수 있습니다. 긴급도에 따라 파일을 매우 빠르게 처리할 수 있습니다. 디지털 우편물실은 회사 정보를 전송하고 동일한 문서를 중심으로 여러 개인을 조정하는 데 도움이 됩니다. 의사 결정 프로세스가 더욱 빠르고 정확해집니다.

디지털 우편물의 핵심에 있는 수많은 기술은 기업이 여러 위치에서 문서를 재보내는 것과 관련된 비용을 줄이는 등 프로세스를 간소화하는 데 도움이 됩니다.

편지 배포와 관련된 인건비 외에도 서류의 재전송, 분실 또는 열화와 관련된 비용도 포함됩니다. 디지털 우편물의 도입은 이러한 모든 비용에 직접적인 영향을 미치며 회사 경쟁력의 중요한 요소가 됩니다. 서류의 실제 보관과 관련된 것은 서류 관련 비용의 두 번째 원천입니다. 직원들에게 종이 없이 일하라고 장려하면 과도한 인쇄 및 문서 복제 비용을 빠르게 줄일 수 있습니다. 목표는 직장에서 종이를 없애는 것이 아니라 종이를 필요 없게 만드는 새롭고 안전한 조직을 구축하는 것입니다.

규정 준수 규정으로 인해 대다수의 기업에서 인바운드 메일 추적이 필요하게 되어 규정 준수가 중요한 요소가 되었습니다. 문서를 이미지 파일로 빨리 변환할수록 수명 주기 동안 더 정확하게 추적할 수 있습니다. 또한 스캔한 문서는 모든 승인된 사용자가 사용할 수 있습니다(PDF, TIFF 또는 JPEG 파일). 생성된 파일에는 사진만 포함되어 있지 않습니다. 아카이브 데이터베이스에 있는 하나 이상의 문서를 참조하고 파일 관리자가 수행한 모든 작업을 기록합니다. 프로세스의 보안은 회사의 기록 관리 정책에 따라 문서의 유효성과 무결성을 보장합니다.

수신 메일의 전자 관리는 서비스 지향 기업 및 정부 기관에서 문서 처리를 용이하게 합니다. 직원이 고객 파일에 즉시 액세스하고 문의에 즉시 응답할 수 있도록 하여 고객에게 제공되는 서비스 수준을 향상시킵니다. 대다수의 기업은 고객 서비스 향상을 매우 중요하게 생각합니다.

수신 메일의 디지털화와 콘텐츠 관리 시스템을 결합하면 물리적 위치에 관계없이 적절한 직원에게 메일을 라우팅할 수 있습니다. 원격 근무가 보편화됨에 따라 우편실의 전체 공간 요구 사항이 감소했습니다. 현재 많은 기업이 전체 수신 및 발신 메일 프로세스를 자동화하기 위해 우편물 보관실 소프트웨어를 선택합니다.

종이 문서를 스캔하여 원본 이미지 형식으로 저장하고 검색할 수 있도록 하는 작업을 문서 캡처라고 합니다. 오늘날 기업에서 가장 많이 사용되는 이미징 기술입니다. 소프트웨어 발전의 결과로, 이제 종이 문서를 수집하고 전자 파일을 가져와 동일한 생산 플랫폼에서 처리할 수 있습니다. 이제 종이 편지와 디지털 편지를 모두 같은 위치에 보관할 수 있습니다. 원격 위치에서 문서를 스캔하고 웹 인터페이스를 통해 검색할 수 있는 기능은 또 다른 중요한 발전입니다. 이를 분산 캡처라고 하며 다양한 지사 또는 원격 직원이 있는 기업에 많은 비용 이점을 제공합니다.

처음에 양식 처리 기술은 관리 양식과 같은 구조화된 문서에서만 정보를 추출하고 확인할 수 있었습니다. 지능형 문서 캡처는 OCR 기술(IDC)의 발전으로 인해 반정형 문서(예: 송장)에서 모든 데이터를 자동으로 추출하는 기능을 가리키는 기술 용어입니다. 법적 계약, 고객 서신 및 화이트 메일과 같이 완전히 구조화되지 않은 문서에서 모든 정보를 검색하고 추출하는 것은 아직 불가능합니다. 그러나 기술은 문서 유형을 인식하고 문서를 색인화하거나 적절한 부서 또는 수신자에게 전달하는 데 사용할 수 있는 중요한 정보를 자동으로 추출할 수 있는 수준까지 발전했습니다.

그래픽 방법을 사용하여, 소프트웨어는 구조화된 또는 반구조화된 텍스트의 혼합된 배치를 평가하고 분류하여 템플릿 라이브러리를 생성할 수 있습니다. 이 자동 생성된 템플릿 라이브러리를 사용하여 소프트웨어는 한 번의 작업으로 스캔한 용지에서 데이터를 인식하고 추출할 수 있습니다. 이 이미지 기반 분류 방법은 특정 문서의 전체 텍스트 분석(키워드 검색 기반)과 함께 오늘날 반정형 또는 비정형 텍스트를 처리하는 데 사용되는 주요 기술입니다. 혁신적인 자동 분류 방법을 사용하면 스캔하기 전에 문서를 미리 정렬할 필요가 없습니다. 결과적으로 많은 양의 종이 우편물을 받는 기업은 상당한 연간 비용 절감을 실현할 수 있습니다.

워크플로 앱은 전자 문서 및 데이터의 내부 순환을 용이하게 합니다. 비즈니스의 세계화로 인해 여러 위치와 관련된 매우 복잡한 작업을 관리해야 할 수 있습니다. 보안의 중요성이 커지고 있는 것도 또 다른 중요한 장애물입니다. 이러한 도구를 구현하는 동안 조직의 변화를 피하기 위해 워크플로 기술의 가장 중요한