회사를 살리는 회의 문화를 구축하라

By SmartWork Coach 노진경 PhD.

회사의 역량을 결집하고, 회사 구성원의 아이디어를 수집하며 회사의 경쟁력을 결정하는 것은 회의생산성에서 나온다. 대부분의 리더나 직원들은 회의를 기피한다. 이는 조직의 회의 문화가 비 생산적이고 비효율적이기 때문이다. 이 책은 회사의 회의문화를 혁신해야 하는 이유과 그 방법을 정리한 책으로 회의 문화를 혁신하는데 도움이 될 것이다.

• Language: 한국어
• Publisher: dig biz
• Release date: Feb 22, 2020
• ISBN: 9791164175482

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회사를 살리는 회의 혁신 시리즈1

회사를 살리는 회의 문화를 구축하라

(회의가 살아야 회사가 산다)

  노진경 PhD.

 Smart Work Coach

회의는 조직의 문제해결, 프로젝트 추진, 새로운 사업기회의 발굴, 아이디어 및 정보공유 등의 목적으로 다수의 조직 구성원이 모여 의견을 교환, 조정, 합의를 통해 최선의 해결책을 찾는 커뮤니케이션 활동이다.

회의는 리더와 관리자에게는 조직운영과 업무 목표달성 및 성과관리의 매우 중요한 업무수행 도구이다. 조직 구성원에게는 자신이 가진 업무관련 전문지식과 열정 그리고 창의적인 아이디어를 공식적으로 검증 받고 인정받을 수 있는 기회이다. 즉 회의를 이끄는 리더는 회의를 통해 자신의 리더십-커뮤니케이션기술, 동기부여, 이견 조정, 의사 결정력 등-을 발휘하고 검증 받는 기회이다. 조직 구성원은 회의를 통해 자신의 업무수행 능력과 비즈니스 지식, 아이디어를 공개적으로 인정받을 수 있는 기회이다. 이렇게 중요한 회의(會議)가 왜 회의(懷疑)가 되는가? 다음의 사례를 보자.

잘못진행되고 비 생산적인 회의는 회사를 죽이는 회의이다. 비 생산적인 회의가 치르게 되는 비용은 생각보다 많다. 시간비용, 부서 간 갈등발생비용, 의사결정 또는 문제해결 지연비용, 참석자간의 오해 또는 갈등발생비용, 리더십 상실비용, 참석자의 불평비용, 스트레스 받는 상황에서 업무에 집중하는데 소요되는 비용, 회의실 사용과 회의자료준비 등의 물리적 비용, 다른 업무를 할 수 없는 기회비용, 결정된 사항이 진행되지 않는 비용, 결정사안에 대한 책임자가 없어 실행이 안되는 비용 등이 잘못된 회의로 인한 비용이다. 그런데 이러한 비용에 대해 어느 누구 진지하게 생각하지 않는다. 결국 이런 비용 지불은 회사의 수익에 부정적인 영향을 미치고, 결국 회사의 성장과 발전을 가로막는 요인이 된다. 가장 심각하게 생각해야 하는 비용은 회의회복중후군이다. 이는 잘못 진행된 회의에서 받은 심리적 부담이 정상적인 업무로 돌아오는데 소요되는 비용으로 사람에 따라 수시간이 걸릴 수도 있다.

회의는 회사를 살리는 공간과 시간이 되어야 한다. 많은 기업들이 회의생산성을 위해 캔 미팅, 스탠딩 미팅, 111미팅, 워크아웃 미팅, 사우나 미팅, 설렁탕미팅 등의 방법을 실행해 보지만 이는 회의의 형식만 바뀌는 것으로 기대만큼 생산적이지 않은 것으로 확인되었다. 이렇게 새롭게 시도된 회의 형식들이 지속되는 회사가 없다는 것이 이것을 반증한다. 회사를 살리는 회의를 위해서는 회의 형식을 변화하는 것과 더불어 회의운영 시스템, 회의문화, 회의 리더의 리더십 변화, 회의참석자들의 의식과 태도 혁신이 함께 실행되지 않으면 회의(會議)는 회의(懷疑)로 끝난다. 생산적인 회의, 효과적이고 효율적인 회의를 만들기 위해서는 하드웨어(회의실, 장비, 소모품 등)와 소프트웨어(회의 문화, 소통문화, 리더십, 팔로어십과 참여의지, 커뮤니케이션스킬, 문제해결스킬 등의 회의 시스템)가 함께 혁신되어야 한다.

직장인 10명중 8명은 현재 회의를 절반 가량 줄여도 괜찮다고 생각하는 것으로 조사됐다.온라인  취업사이트 사람인(www.saramin.co.kr)이 스카우트 코리아 (scoutkorea.co.kr)와 함께 직장인 906명을 대상으로 자신이 참여하는 모든 회의 중 꼭 필요하다고 생각되는 회의는 얼마나 되십니까?라는 설문을 진행한 결과, ‘10%’가 22.6%로 가장 많았다. 그  다음으로는 ‘30%’(18.8%), ‘20%’(16%), ‘50%’(14.4%) 등의 순으로 50% 이하라는 응답이 무려 83%나 됐다. 회의 횟수는 ‘주 1회’가 30.9%로 가장 높았으나, ‘거의 매일’(30.2%)이 근소한 차이로 그뒤를 이었다. 또 ‘하루에도 몇 차례씩’ 한다는 의견도 13.1%나 됐다.회의를 ‘거의 매일’, ‘하루에도 몇 번씩한다’ 라고대답한 응답자 393명을 대상으로 잦은 회의로 인해 업무에 방해(집중력 감소 등)를 받은 경험이 있는지를 묻는 질문에는 41.5%가 ‘자주 그렇다’를 선택했다. 이어 ‘항상 그렇다’(27.5%), ‘가끔 그렇다’(24.2%)의 순이었으며, ‘없다’는 6.9%에 그쳤다.회의 시간은 1회 평균 58분 정도 소요되는 것으로 나타났다. 자세히 살펴보면 ‘30분~1시간 미만’(41.8%), ‘1시간~1시간 30분 미만’(25.1%), ‘30분 이내(20%) 등의 순으로 집계됐다. 효율적인 회의시간을 묻는 질문에는 절반이 넘는 54.2%가 ‘30분 이내’를 선택했고, ‘30분~1시간 미만’(40.6%)이 뒤를 이어, 무려 94.8%가 1시간 미만의 회의를 원하고 있었다.현재 회의문화에 대해서 응답자의 54.1%가 ‘불만이다’라고 응답했다. 반면, ‘만족한다.’라는 의견은 20.4%에 불과했다. 회의문화에 불만을 가지는 이유로는 ‘회의 진행, 구성이 비효율적이어서’가 39.2%로 가장 높았다. 그 다음으로 ‘결론없이 흐지부지 끝날 때가 많아서’(26.1%), ‘회의가 너무 많아서’(19%), ‘회의시간이 너무 길어서’(10.8%) 등의 순이었다.하지만, 불만인 회의문화에 대해 개선을 요구했는지를 묻는 질문에는 절반이 넘는 50.2%가 ‘하지 않았다’라고 답했다.그 이유로는 62.1%가 ‘어차피 반영되지 않을것 같아서’를 꼽았으며, 그 외에 ‘다른 사람들도 가만히 있기 때문에’(10.9%), ‘인사고과에 부정적인 영향을 미칠것 같아서’(10.1%), ‘아직은 참을 만하기 때문에’(7.7%)등의 의견이 있었다. 한편, 비효율적인 회의유형은 ‘결론이 나지않고 돌고 도는 회의’(25.9%)가, 효율적인 회의유형은 ‘짧은 시간안에 핵심만 논의하는 압축적인 회의’(38%)가 각 각 1위를 차지했다.

이 책에서는 잘못된 회의로 발생하는 비용을 제거하고 회사를 살리는 생산적인 회의를 위해 회의를 준비하는 단계부터 회의를 잘 이끌며 바람직한 결과를 얻기 위해 요구되는 회의진행기술과 방법들과 회의 참석자들이 갖춰야 하는 모든  지식과 기술, 태도들을 정리한 종합서다. 회의는 자신(회의 진행자, 회의 리더,